العثور على الموارد
بمجرد أن تحدد أنشطة مشروعك خطوة بخطوة، من الضروري تحديد الموارد التي ستحتاجها لتحقيق ذلك. يتضمن ذلك:
- المساحة: أين ستقوم بتخزين ومعالجة المواد؟
- الإمدادات: ما هي المعدات والبرمجيات والمواد الأخرى المطلوبة للرقمنة؟
- المعدات: هل تحتاج إلى أجهزة أو برامج متخصصة لالتقاط ومعالجة المحتوى؟
- الأفراد: من سيقوم بمهام المسح الضوئي، وإدخال البيانات، ومراقبة الجودة؟
- التمويل: كيف ستغطي تكاليف الأفراد والمعدات والإمدادات؟
إيجابيات وسلبيات الرقمنة عبر مزود خدمة مقابل الرقمنة الذاتية
عندما يتعلق الأمر برقمنة المواد، لديك خياران رئيسيان: الرقمنة عبر مزود خدمة أو الرقمنة الذاتية.
الرقمنة عبر مزود خدمة: يمكن أن يكون الاستعانة بمزود خارجي مفيدًا من حيث:
- الخبرة: يتمتع مقدمو الخدمات بمعرفة متخصصة ومعدات للرقمنة بأنواع محددة.
- القدرة على التوسع: يمكن للمزودين التعامل مع كميات كبيرة من المواد، مما يتيح لفريقك التركيز على مهام أخرى.
- التكلفة الفعالة: غالبًا ما يقدم المزودون أسعارًا ثابتة أو لكل عنصر، مما قد يكون أكثر فعالية من حيث التكلفة مقارنة بالمعالجة الداخلية.
الرقمنة الذاتية: يمكن أن يكون تنفيذ عملية الرقمنة داخليًا مفيدًا من حيث:
- التحكم: تحتفظ بالتحكم الكامل في جودة وسرعة عملية الرقمنة.
- التكلفة الفعالة للكميات الصغيرة: إذا كانت لديك كمية صغيرة من المواد، فقد تكون الرقمنة الذاتية أكثر فعالية من حيث التكلفة.
إيجابيات وسلبيات التمويل عبر المنح
إذا كنت تفكر في التقدم للحصول على تمويل منحة لدعم مشروع الرقمنة الخاص بك، إليك بعض الإيجابيات والسلبيات التي يجب مراعاتها:
الإيجابيات:
- الوصول إلى موارد إضافية (مالية أو بشرية أو تكنولوجية) لتعزيز نطاق وتأثير مشروعك.
- إمكانية الحفظ طويل الأجل والوصول إلى المواد الرقمية.
السلبيات:
- قد تحد الإرشادات والمتطلبات الصارمة التي يضعها الجهة المانحة من مرونتك وإبداعك.
- قد تُفرض أعباء إضافية للتقارير والإدارة على مؤسستك.
إقناع القيادة
عند تقديم القضية للقيادة، من الضروري:
- توضيح أهداف المشروع وغاياته والنتائج المتوقعة بوضوح.
- تقديم تحليل مفصل للتكاليف والجداول الزمنية ومتطلبات الموارد.
- تسليط الضوء على فوائد الرقمنة مثل تحسين الوصول والحفظ وقيمة البحث.
تقدير الوقت والتكاليف
لتقدير الوقت والتكاليف بدقة، ضع في اعتبارك ما يلي:
- تقسيم المشروع إلى مهام قابلة للإدارة وتقدير الوقت اللازم لكل منها.
- البحث ومقارنة أسعار المعدات والبرمجيات وخدمات الموظفين.
- مراعاة الطوارئ والتأخيرات المحتملة لضمان جدول زمني وميزانية واقعية.
المعدات منخفضة التكلفة
عندما يتعلق الأمر بالمعدات منخفضة التكلفة، فكر في الخيارات التالية:
- يمكن شراء الماسحات الضوئية والكاميرات المستعملة أو المعاد تجديدها بتكاليف أقل بكثير من المعدات الجديدة.
- يمكن أن توفر بدائل البرامج مفتوحة المصدر وظائف مشابهة للبرامج التجارية دون تكلفة عالية.
- إعادة استخدام المعدات أو المواد الموجودة لتقليل الهدر وخفض التكاليف.
أسئلة للإجابة عليها
- ما المساحة، والإمدادات، والتقنيات، والأفراد، والتدريب، والمساعدة الخارجية اللازمة؟
- هل سيكون من الأفضل الاستعانة بمصادر خارجية لبعض أو كل العمل؟
- هل يمكن للموظفين الدائمين القيام بالعمل أم سنحتاج إلى عامل مؤقت؟
- ما الأنظمة أو التدريبات الجديدة التي يجب تنفيذها، وكم من الوقت سيستغرق إكمال ذلك؟
- من المتاح لإدارة المشروع؟
- كم من الوقت سيستغرق التقاط ووصف وإدخال الملفات؟
- من يمكنه التحقق من جودة العمل؟
- ما مقدار التخزين الرقمي المطلوب للحفاظ على هذه المواد وتوفير الوصول إليها؟
- كيف ستخصص مؤسستك الأموال في ميزانيتها التشغيلية العادية لرعاية التراث الثقافي الرقمي؟
- هل سيكون التدريب مطلوبًا فقط في بداية المشروع أم بشكل مستمر؟
- ما هي مواد التدريب المجانية التي يمكنك استخدامها؟
- هل تنتمي مؤسستك إلى أي جمعيات مهنية أو شبكات يمكنها تقديم التدريب أو الإحالة إلى مصادر تدريب جيدة؟
الموارد
- Digitization cost calculator
- Collective Equity Handbook
- Impact EU Digitisation Training materials
- List of grant opportunities (TODO)