Trouver des ressources

Une fois que vous avez défini étape par étape les activités de votre projet, il est essentiel d’identifier les ressources dont vous aurez besoin pour tout réaliser. Cela inclut :

• Espace : Où allez-vous stocker et traiter les matériaux ?
• Fournitures : Quels équipements, logiciels et autres matériels sont nécessaires pour la numérisation ?
• Équipement : Avez-vous besoin de matériel ou de logiciels spécialisés pour capturer et traiter le contenu ?
• Personnel : Qui effectuera les tâches de numérisation, de saisie de données et de contrôle qualité ?
• Financement : Comment couvrirez-vous les coûts liés au personnel, aux équipements et aux fournitures ?

Avantages et inconvénients de la numérisation par un prestataire vs. la numérisation en interne

En matière de numérisation, vous avez deux principales options : la numérisation par un prestataire ou la numérisation en interne.

Numérisation par un prestataire : Externaliser le processus de numérisation à un fournisseur tiers peut être bénéfique en termes de :

• Expertise : Les prestataires disposent de connaissances spécialisées et d’équipements pour des types spécifiques de numérisation.
• Évolutivité : Les prestataires peuvent gérer de grands volumes de matériaux, libérant ainsi votre personnel pour d’autres tâches.
• Rentabilité : Les prestataires offrent souvent un tarif fixe ou un prix par élément, ce qui peut être plus économique que le traitement interne.

Numérisation en interne : Gérer le processus de numérisation en interne peut être avantageux en termes de :

• Contrôle : Vous gardez un contrôle total sur la qualité et la vitesse du processus de numérisation.
• Rentabilité pour les petits volumes : Si vous avez un petit volume de matériaux, la numérisation en interne peut être plus économique.

Avantages et inconvénients du financement par subvention

Si vous envisagez de demander une subvention pour soutenir votre projet de numérisation, voici quelques avantages et inconvénients à considérer :

Avantages :

• Accès à des ressources supplémentaires (financières, humaines ou technologiques) qui peuvent améliorer la portée et l’impact de votre projet.
• Possibilité de préservation à long terme et d’accès aux matériaux numérisés.

Inconvénients :

• Les directives et exigences strictes imposées par le bailleur de fonds peuvent limiter votre flexibilité et votre créativité.
• Des charges administratives et de reporting supplémentaires peuvent être imposées à votre organisation.

Convaincre la direction

Pour convaincre la direction, il est essentiel de :

• Articuler clairement les objectifs, les buts et les résultats attendus du projet.
• Fournir une répartition détaillée des coûts, des délais et des besoins en ressources.
• Mettre en évidence les avantages de la numérisation, tels que l’amélioration de l’accessibilité, la préservation et la valeur pour la recherche.

Estimation du temps et des coûts

Pour estimer précisément le temps et les coûts, tenez compte des éléments suivants :

• Décomposez le projet en tâches gérables et estimez le temps nécessaire pour chacune.
• Recherchez et comparez les prix des équipements, des logiciels et des services du personnel.
• Prenez en compte les imprévus et les retards potentiels pour garantir un calendrier et un budget réalistes.

Équipement à faible coût

Pour les options d’équipement à faible coût, envisagez les solutions suivantes :

• Les scanners et appareils photo d’occasion ou remis à neuf peuvent être achetés à des coûts nettement inférieurs à ceux des équipements neufs.
• Les alternatives logicielles open-source offrent des fonctionnalités similaires aux logiciels propriétaires sans le coût élevé.
• Réutilisez les équipements ou matériels existants pour minimiser les déchets et réduire les coûts.

Questions à se poser

• Quels sont les besoins en espace, fournitures, technologies, personnel, formation et assistance externe ?
• Serait-il préférable d’externaliser tout ou partie du travail de capture et de description ?
• Les employés permanents peuvent-ils effectuer le travail ou faudra-t-il embaucher un travailleur temporaire ?
• Quels nouveaux systèmes ou formations doivent être mis en œuvre, et combien de temps cela prendra-t-il ?
• Qui est disponible pour gérer le projet ?
• Combien de temps faudra-t-il pour capturer, décrire et intégrer les fichiers ?
• Qui peut vérifier la qualité du travail ?
• Quelle capacité de stockage numérique sera nécessaire pour préserver et fournir un accès à ces livrables ?
• Comment votre organisation réservera-t-elle des fonds dans son budget de fonctionnement normal pour s’occuper de son patrimoine culturel numérique ?
• Une formation sera-t-elle nécessaire uniquement au début du projet ou de manière continue ?
• Quels matériels de formation gratuits pourriez-vous utiliser ?
• Votre organisation appartient-elle à des associations professionnelles ou à des réseaux qui pourraient fournir une formation ou des références à de bonnes sources de formation ?

Ressources

• Digitization cost calculator
• Collective Equity Handbook
• Impact EU Digitisation Training materials
• List of grant opportunities (TODO)